Eine Position, nachvollziehbare Dokumentstände
Die Position wird einmal angelegt und kontrolliert in Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung übernommen. Bereits ausgegebene Fassungen bleiben unverändert und nachvollziehbar versioniert.
Praxis / Vom Angebot zur Rechnung
Vom Angebot zur Rechnung
Dieselben Positionen stehen im Angebot, im Auftrag, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung. Vier Dokumente, vier Gelegenheiten für einen Zahlendreher.
Die Ausgangslage
Die Arbeit
dazwischen.
- Das Angebot entsteht in einer Vorlage, die einmal jemand gebaut hat und die seither niemand versteht.
- Wird der Auftrag erteilt, wird das Angebot kopiert und umbenannt.
- Kommen Nachträge dazu, stehen sie in einer Mail – und werden bei der Rechnung vergessen oder falsch erinnert.
- Am Ende stimmt die Rechnung nicht mit dem überein, was tatsächlich geliefert wurde, und der Kunde ruft an.
Der passende Entwurf
Was gemeinsam
greifen muss.
Diese Bausteine beschreiben einen möglichen individuellen Ausschnitt. Umfang und Regeln werden mit Ihrem Betrieb festgelegt.
Nachträge gehören dazu
Ein Nachtrag ist eine eigene Position mit Datum, Freigabe und Grund. Nach der Prüfung wird er gezielt in die nächste Dokumentfassung und die Schlussrechnung übernommen.
Der Entwurf kommt von selbst
Ist der Auftrag abgeschlossen, liegt die Rechnung als Entwurf bereit. Sie entscheiden, ob sie rausgeht – geschrieben hat sie jemand anders.
Beispiel einer Entscheidungsvorlage
Rechnung an einen Auftraggeber
Entwurf steht vollständig. Position, Betrag und Text sind aus dem Auftrag übernommen.
Der Betrag liegt 13,9 % über der Auftragssumme. Drei freigegebene Änderungen sind enthalten.
Wie kommt die Zahl zustande?
- Auftragssumme laut Angebot
- + zwei Nachträge, beide schriftlich freigegeben
- + Material laut drei Lieferscheinen
- − eine Position, die der Auftraggeber gestrichen hat
- = die Summe im Entwurf
Interaktives Beispiel · Zum Nachrechnen
Vom Angebot zur Rechnung, ohne Sprung.
Drei freigegebene Änderungen liegen am Auftrag. Prüfen Sie, wie daraus vier abrechenbare Positionen und die Rechnungssumme entstehen – jede Zahl behält ihre Herkunft.
Prüfbarer Rechenweg
Rechnungsentwurf aus Auftrag und Nachträgen bilden
Der Entwurf wird nur gerechnet. Versendet wird nichts.
- + Auftrag laut Angebot A-2417Fassung vom 3. Juni · vom Auftraggeber bestätigt 18.400 € übernommen
- + Nachtrag ElektroE-Mail-Freigabe der Bauleitung · 2. August 2.100 € zu prüfen
- + Zusätzliche KernbohrungNachtragsblatt N-08 · unterschrieben 1.260 € zu prüfen
- − Entfallene LeuchtenmontageBaubesprechung vom 29. Juli · Position gestrichen 800 € zu prüfen
Rechnungssumme
noch offenZuerst werden Freigabe, Betrag und Vorzeichen jeder Änderung geprüft.
Verlauf
Ausgangslage und ausgeführte Prüfung bleiben unterscheidbar.
- Agent · Abrechnung Auftrag abgeschlossen. Vier abrechenbare Positionen gefunden.
Veranschaulichung. Kunde, Auftrag, Beträge und Freigaben sind erfunden. Demo-Zustände bleiben in dieser Seite und werden nicht dauerhaft gespeichert.
Eine Position, eine Herkunft
Der Betrag lässt sich bis zum Angebot, Nachtrag oder Entfall zurückverfolgen. Ein Zahlendreher kann sich nicht unbemerkt durch vier Dokumente ziehen.
Der letzte Schritt bleibt sichtbar
Der Agent bereitet den Entwurf vor. Freigabe und Versand sind eigene Entscheidungen und erscheinen erst danach im Verlauf.
Die Gegenprobe
Wo es
schiefgehen kann.
Wer die Rechnung automatisch verschicken lässt, spart eine Minute und riskiert einen Kunden. Der Entwurf entsteht von selbst, das Versenden bleibt eine Entscheidung – mindestens so lange, bis Sie über Monate gesehen haben, dass die Entwürfe stimmen.
Ein guter erster Versuch nimmt diesen Fehlerfall ausdrücklich in die Prüfung auf. Schnelle Bearbeitung allein ist kein Erfolg, wenn Kontrolle und Korrektur mehr Aufwand verursachen.
Die Verbindung zum nächsten Vorgang
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Vom Angebot zur Rechnung wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.