Zuordnung ohne Handarbeit
Zahlungseingänge werden Rechnungen zugeordnet – auch bei Teilzahlung, Skonto oder Sammelüberweisung. Was nicht sicher passt, bleibt offen.
Praxis / Offene Posten
Offene Posten
Die meisten Betriebe wissen, was sie einnehmen. Weniger wissen, was sie schon hätten einnehmen sollen.
Die Ausgangslage
Die Arbeit
dazwischen.
- Der Kontoauszug zeigt, was gekommen ist. Welche Rechnung damit bezahlt wurde, muss jemand zuordnen.
- Teilzahlungen und Skonto machen aus einer Zuordnung eine Rechenaufgabe.
- Ob eine Rechnung überfällig ist, weiß nur, wer nachsieht. Nachgesehen wird, wenn Geld fehlt.
- Die erste Mahnung geht raus, wenn es unangenehm wird – nicht, wenn sie fällig wäre.
Der passende Entwurf
Was gemeinsam
greifen muss.
Diese Bausteine beschreiben einen möglichen individuellen Ausschnitt. Umfang und Regeln werden mit Ihrem Betrieb festgelegt.
Fälligkeit ist eine Zahl, keine Ahnung
Jede Rechnung kennt ihr Zahlungsziel. Überfällig heißt überfällig, nicht „gefühlt lang her“.
Erinnern, bevor es unangenehm wird
Der Entwurf einer Erinnerung liegt am ersten Tag nach Fälligkeit bereit. Ob er rausgeht, entscheiden Sie.
Beispiel einer Entscheidungsvorlage
Drei Rechnungen sind seit gestern überfällig
Zusammen ein mittlerer vierstelliger Betrag. Bei einer ist es das zweite Mal in diesem Jahr.
Erinnerungen sind formuliert, aber nicht versendet. Beim Wiederholungsfall ist der Ton bewusst anders.
Woran wird „überfällig“ gemessen?
- Rechnungsdatum + vereinbartes Zahlungsziel
- + drei Tage Karenz, wie von Ihnen festgelegt
- abgeglichen mit dem tatsächlichen Zahlungseingang
- → überfällig, nicht bloß offen
Interaktives Beispiel · Zum Abgleichen
Bezahlt ist nicht immer derselbe Betrag.
Eine Zahlung ist kleiner als die Rechnung. Prüfen Sie, ob wirklich ein Rest offen ist oder ob vereinbartes Skonto die Differenz erklärt.
Prüfbarer Rechenweg
Zahlung, Rechnung und Skontoregel abgleichen
Eine Zuordnung entsteht nur, wenn Verwendungszweck, Kunde und Regel zusammenpassen.
- + Rechnung R-2026-201fällig am 8. August · Zahlungsziel 14 Tage 7.200 € offen
- − ZahlungseingangVerwendungszweck nennt R-2026-201 eindeutig 6.840 € nicht zugeordnet
- − Vereinbartes Skonto5 % bei Zahlung bis 8. August · Frist eingehalten 360 € zu prüfen
Ungeklärte Differenz
360 €Noch ist die Rechnung offen. Die hinterlegte Skontoregel wurde nicht angewendet.
Verlauf
Ausgangslage und ausgeführte Prüfung bleiben unterscheidbar.
- Bankeingang Zahlung über 6.840 € mit eindeutiger Rechnungsnummer eingelesen.
Veranschaulichung. Unternehmen, Rechnung und Zahlung sind erfunden. Es findet kein Bankzugriff statt.
Nicht jede Differenz ist Verzug
Teilzahlung, Skonto und Sammelüberweisung sind unterschiedliche Fälle. Die Regel muss zum tatsächlichen Vorgang passen, bevor ein Posten geschlossen wird.
Eine falsche Mahnung wird verhindert
Erst nach dem Abgleich steht fest, ob etwas fehlt. Bis dahin entsteht weder Mahnung noch automatische Nachricht an den Kunden.
Die Gegenprobe
Wo es
schiefgehen kann.
Automatisches Mahnen kostet Kunden. Bei langjährigen Auftraggebern ist eine Woche Verzug oft ein Zeichen von Urlaub, nicht von Zahlungsunfähigkeit. Deshalb entstehen Entwürfe und keine Sendungen – und deshalb steht in der Karte, ob es das erste Mal ist.
Ein guter erster Versuch nimmt diesen Fehlerfall ausdrücklich in die Prüfung auf. Schnelle Bearbeitung allein ist kein Erfolg, wenn Kontrolle und Korrektur mehr Aufwand verursachen.
Die Verbindung zum nächsten Vorgang
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Offene Posten wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.