Leistungen, die niemand beauftragt hat
Zwischendurch wird etwas gemacht, weil es sinnvoll ist. Beauftragt war es nicht, abgerechnet wird es nicht, gearbeitet wurde es doch.
Praxis / Ihre Branche
Planungs- und Ingenieurbüros
Ungeplante und nicht erfasste Stunden entscheiden oft darüber, ob ein Projekt sein Honorar trägt.
Der konkrete Alltag
Die Begriffe
kommen von Ihnen.
Architekturbüros, Ziviltechniker, Ingenieurbüros, Vermessung, Bauphysik, Statik – Büros, die in Phasen arbeiten und deren Ertrag davon abhängt, ob die aufgewendete Zeit zum Honorar passt.
AuftragProjekt
KundeBauherr
PositionLeistungsphase
StundeLeistungsstunde
FristEinreichtermin
Beispielhafte Zuordnung. Ihr Betrieb legt seine eigenen Begriffe fest.
Wo der Aufwand entsteht
Ein guter Anfang
hat einen Grund.
Die folgenden Situationen dienen dem Wiedererkennen. Welche davon Ihren Betrieb treffen, klären wir mit Ihren tatsächlichen Vorgängen.
Phasen, die sich überlappen
Auf dem Papier folgen die Phasen aufeinander. In Wirklichkeit läuft Phase vier, während Phase drei noch Änderungen bekommt.
Stunden auf mehrere Projekte
Ein Tag verteilt sich auf vier Projekte. Aufgeschrieben wird das am Wochenende, wenn überhaupt.
Fristen mit Konsequenz
Einreichfristen, Ausschreibungstermine, Behördenwege. Wer eine verpasst, verliert nicht Zeit, sondern das Projekt.
Ein mögliches Lagebild
Ein Projekt läuft aus dem Honorar. Sonst ist alles im Plan.
1Projekt über dem Stundenbudgetseit zwei Wochen
9 Tagebis zum nächsten EinreichterminUnterlagen zu 80 % fertig
5Leistungen ohne BeauftragungNachtragsentwürfe liegen bereit
Veranschaulichung mit fiktiven Zahlen. Herkunft und Zuständigkeit gehören in die individuelle Umsetzung.
09 – Bevor das Büro aufmacht
Während im Büro noch niemand war.
Im Büro läutet nachts kein Telefon. Trotzdem verschiebt sich der Honorarstand, weil jede erfasste Stunde ihn verschiebt.
- 06:02 Agent · Stunden Leistungsstunden vom Freitag den Projekten und Leistungsphasen zugeordnet.
- 06:15 Agent · Honorar Ein Projekt liegt seit zwei Wochen über dem Stundenbudget. Abweichung gerechnet, Ursache benannt.
- 06:26 Agent · Leistungen Fünf Leistungen ohne Beauftragung erkannt. Nachtragsentwürfe geschrieben, nicht versendet.
- 06:33 Agent · Fristen Bis zum nächsten Einreichtermin sind es neun Tage. Unterlagen zu vier Fünfteln vollständig, die Lücke ist benannt.
- 06:41 Agent · Eingang Zwei Behördenschreiben gelesen und dem richtigen Projekt zugeordnet. Ein drittes bleibt offen.
- 06:48 Agent · Prüfung Alle Prüfungen durchgelaufen. Abgerechnete Leistungsphasen bleiben gesperrt.
- 08:05 Mensch · Sie Sie schließen auf und sehen einen Satz. Ein Projekt läuft aus dem Honorar, sonst ist alles im Plan.
Keine Rekonstruktion am Monatsende. Jede Stunde steht dort, wo sie entstanden ist.
Interaktive Veranschaulichung. Vorgänge, Zeiten und Zahlen sind fiktiv.
Interaktives Beispiel · Ein Projekt zum Durchspielen
Wo kippt Projektarbeit in unbezahlte Leistung?
Planstand, Leistungsphase, Stundenbudget und Einreichtermin hängen zusammen. Das Szenario zeigt, wie ein Planungsbüro die Grenze früh sichtbar macht.
Vom Signal zur Entscheidung
- Vorbereitung des Agenten
- Wählen Sie links eine Ausgangslage.
- Feste Regel
- Die passende Regel erscheint nach der Auswahl.
- Sichtbares Ergebnis
- Das sichtbare Ergebnis erscheint nach der Auswahl.
Noch keine Ausgangslage gewählt.
Die Reihenfolge
Welche Arbeit
zuerst trägt.
Eine fachliche Orientierung für den ersten Ausschnitt, kein pauschaler Bauauftrag für die gesamte Branche.
Was sinnvoll warten kann
Material und Bestellungen
Ein Planungsbüro beschafft kaum. Bestellungen gegen Lieferungen und Rechnungen zu stellen löst hier kein Problem, das es gibt.
Aufgaben und Übergaben
Die Zuständigkeit für ein Projekt wechselt selten mitten in einer Phase. Übergabestände sind sinnvoll, aber sie stehen nicht vor der Honorarkontrolle.
Die Fehlerfälle gehören dazu
Die Erfassung wird feiner gebaut als die Arbeit
Ein Büro, das jede Viertelstunde einer Unterphase zuordnen soll, erfasst nach zwei Wochen nichts mehr oder erfasst falsch. Grobe Zahlen, die täglich entstehen, sind der feinen Aufteilung überlegen, die am Wochenende erfunden wird.
Die nicht beauftragte Leistung wird zur Schuldfrage
Sie entsteht meistens aus fachlicher Sorgfalt: Jemand hat etwas mitgedacht, das gefehlt hätte. Wenn die Liste als Vorwurf gelesen wird, verschwindet die Leistung wieder in der Stunde, statt in einen Nachtrag zu gehen. Wozu die Liste da ist, muss vorher gesagt sein.
Die Honorarregel wandert in den Code
Anrechenbare Kosten, Zone, Satz und Zuschläge ändern sich – je Auftraggeber, je Verfahren, je Rechtslage. Steht die Rechnung im Programm, ist jede Änderung ein Entwicklungsauftrag. Sie gehört dorthin, wo eine fachliche Person sie ändern und nachher prüfen kann.
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Planungs- und Ingenieurbüros wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.