Zeit, die nie auf die Rechnung kommt
Das Telefonat zwischendurch, die schnelle Auskunft, die Durchsicht am Abend. Einzeln zu klein zum Aufschreiben, zusammen ein Monatsumsatz.
Praxis / Ihre Branche
Beratung und Dienstleistung
Wer Zeit verkauft, verliert Ertrag besonders leicht zwischen geleisteter und abgerechneter Zeit.
Der konkrete Alltag
Die Begriffe
kommen von Ihnen.
Unternehmens-, Steuer- und Rechtsberatung, technische Büros, Sachverständige, Übersetzung, IT-Dienstleistung – Betriebe, deren Ware Zeit ist und deren größtes Leck zwischen geleisteter und abgerechneter Zeit liegt.
AuftragMandat
KundeMandant
PositionLeistung
StundeBeratungsstunde
TerminFristsache
Beispielhafte Zuordnung. Ihr Betrieb legt seine eigenen Begriffe fest.
Wo der Aufwand entsteht
Ein guter Anfang
hat einen Grund.
Die folgenden Situationen dienen dem Wiedererkennen. Welche davon Ihren Betrieb treffen, klären wir mit Ihren tatsächlichen Vorgängen.
Der Stand eines Mandats
Was zuletzt vereinbart wurde, steht in einer Mail. Wer nicht dabei war, muss den Verlauf lesen.
Abrechnung als Monatsereignis
Am Monatsende wird rekonstruiert, was war. Das kostet Tage und ist trotzdem ungenau.
Wiederkehrendes wird jedes Mal neu gedacht
Dieselbe Leistung für dreißig Mandate, dreißigmal von Hand angestoßen.
Ein mögliches Lagebild
Zwei Mandate brauchen heute etwas. Sonst läuft alles.
6,5 Stderfasst, aber nicht abgerechnetälter als 30 Tage
2Fristsachen in dieser WocheUnterlagen liegen bereit
30wiederkehrende Leistungen fälligEntwürfe sind vorbereitet
Veranschaulichung mit fiktiven Zahlen. Herkunft und Zuständigkeit gehören in die individuelle Umsetzung.
09 – Bevor der erste Mandant anruft
Während das Büro leer war.
Nachts ruft kein Mandant an. Trotzdem entsteht dabei, was sonst am Monatsende in zwei Tagen rekonstruiert wird.
- 05:44 Agent · Zeiten Erfasste Leistungen der Vorwoche den Mandaten zugeordnet und gegen die Vereinbarungen gehalten.
- 05:57 Agent · Zeiten 6,5 Stunden gefunden, die älter als dreißig Tage und nie abgerechnet sind. Drei Mandate betroffen.
- 06:09 Agent · Abrechnung Dreißig wiederkehrende Leistungen sind fällig. Entwürfe geschrieben, jeder mit seiner Herleitung.
- 06:21 Agent · Fristen Zwei Fristsachen in dieser Woche. Unterlagen zusammengestellt, eine Lücke benannt statt gefüllt.
- 06:30 Agent · Mandate Ein Mandat ohne Eintrag seit drei Wochen. Kurzfassung des Stands geschrieben – was war, was fehlt, wer beteiligt ist.
- 06:38 Agent · Prüfung In diesem fiktiven, lokal abgegrenzten Beispiel wurden die Mandatsdaten nicht an einen externen Modellanbieter übermittelt.
- 08:12 Mensch · Sie Sie kommen und lesen: Zwei Mandate brauchen heute etwas. Sonst läuft alles.
Die 6,5 Stunden sind der Punkt. Einzeln zu klein, um aufzufallen – im Jahr ein Monatsumsatz.
Interaktive Veranschaulichung. Vorgänge, Zeiten und Zahlen sind fiktiv.
Interaktives Beispiel · Einen Mandatstag durchspielen
Welche Leistung droht zwischen Mandat und Rechnung zu verschwinden?
Beratungsstunden, Fristsachen, wiederkehrende Leistungen und Übergaben haben unterschiedliche Grenzen. Wählen Sie den Fall aus der Mandatsarbeit.
Vom Signal zur Entscheidung
- Vorbereitung des Agenten
- Wählen Sie links eine Ausgangslage.
- Feste Regel
- Die passende Regel erscheint nach der Auswahl.
- Sichtbares Ergebnis
- Das sichtbare Ergebnis erscheint nach der Auswahl.
Noch keine Ausgangslage gewählt.
Die Reihenfolge
Welche Arbeit
zuerst trägt.
Eine fachliche Orientierung für den ersten Ausschnitt, kein pauschaler Bauauftrag für die gesamte Branche.
Was sinnvoll warten kann
Material und Bestellungen
Beratung beschafft kaum. Ein Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung löst hier nichts.
Termine und Auslastung
Auslastungsplanung mit Kapazität und Anfahrt gehört zu Betrieben, die hinausfahren. Hier sind Termine Fristsachen, und die brauchen Vorlauf statt Kapazitätsrechnung.
Die Fehlerfälle gehören dazu
Die Erfassung dauert länger als die Leistung
Wenn das Erfassen einer Viertelstunde eine Minute braucht, wird es nicht gemacht – und zwar von den Erfahrensten am wenigsten, weil sie die kürzesten Vorgänge haben. Danach fehlt genau die Zeit in der Auswertung, die am teuersten war. Der Unterschied zwischen einem Griff und drei Klicks entscheidet über das ganze Vorhaben.
Die Verschwiegenheit wird als Einstellung behandelt
Sie ist keine Konfiguration, sondern eine Kette: Datenarten, Verträge, Zugriffe, Modellwahl, Protokoll. Jede mitwirkende Stelle braucht einen benannten Umfang – auch ein Agent. Je nach Fall ist lokaler Betrieb sinnvoll oder nötig. Zulässige Verarbeitung in der Cloud wird nicht pauschal ausgeschlossen, aber auch nicht pauschal angenommen.
Die Auswertung wird zur Leistungsmessung
Sobald ablesbar wird, wer wie viele abrechenbare Stunden erreicht, verändert sich die Erfassung. Dann steigt die abrechenbare Quote und sinkt die Genauigkeit. Wozu die Zahlen da sind, gehört vor dem ersten Bericht geklärt und nicht nach dem dritten.
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Beratung und Dienstleistung wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.