Ein Kalender, der die Aufträge kennt
Ein Termin ist nicht bloß ein Eintrag, sondern gehört zu einem Auftrag und zu einer Dauer.
Praxis / Termine und Auslastung
Termine und Auslastung
Die Frage „können wir das nächste Woche noch machen“ wird häufig mit dem Erfahrungswissen einer einzelnen Person beantwortet.
Die Ausgangslage
Die Arbeit
dazwischen.
- Termine stehen im Kalender, in der Auftragsmappe und auf einer Tafel in der Werkstatt.
- Verfügbarkeiten werden häufig von einer Person aus Kalender, Tafel und Erfahrung zusammengeführt. Ohne gepflegten gemeinsamen Plan können andere den Stand nicht zuverlässig sehen.
- Zusagen entstehen im Telefonat, bevor jemand nachsehen konnte.
- Fällt jemand aus, wird der halbe Tag umdisponiert und die Hälfte der Kunden angerufen.
Der passende Entwurf
Was gemeinsam
greifen muss.
Diese Bausteine beschreiben einen möglichen individuellen Ausschnitt. Umfang und Regeln werden mit Ihrem Betrieb festgelegt.
Kapazität statt Bauchgefühl
Was in einer Woche möglich ist, ist eine Zahl. Ob man sie überschreiten will, bleibt eine Entscheidung.
Umdisponieren ohne Telefonliste
Fällt jemand aus, liegt ein Vorschlag bereit, wer wohin geht – samt Entwürfen für die Kundenmitteilung.
Beispiel einer Entscheidungsvorlage
Nächste Woche ist überbucht
Für zwei Tage sind mehr Zusagen eingetragen, als Kapazität vorhanden ist.
Zwei Termine sind ohne feste Zusage. Verschiebevorschläge sind vorbereitet.
Wie ist „überbucht“ gerechnet?
- zugesagte Termine mit hinterlegter Dauer
- gegen verfügbare Kapazität derselben Tage
- ohne Puffer für Anfahrt und Unvorhergesehenes
- → die Rechnung ist eher zu optimistisch als zu streng
Interaktives Beispiel · Zum Umplanen
Eine Woche, die ihre Grenze zeigt.
Am Dienstag sind neun Stunden für acht verfügbare Stunden eingeplant. Ziehen Sie einen flexiblen Termin auf einen anderen Tag oder wählen Sie einen nachvollziehbaren Vorschlag.
Mo
7 / 8 Std. 1 Std. frei
-
08:00–12:00
FixiertGeländer Nordtrakt
Beispielbetrieb Metallbau
-
13:00–16:00
FixiertAufmaß Innenhof
Beispielbetrieb Hausverwaltung
Keine Termine an diesem Tag.
Di
9 / 8 Std. 1 Std. überbucht
-
08:00–13:00
Montage Fluchttreppe
Beispielbetrieb Metallbau
-
13:00–17:00
Wartung Lüftung
Beispielbetrieb Hotel
Keine Termine an diesem Tag.
Mi
6 / 8 Std. 2 Std. frei
-
08:00–12:00
FixiertUmbau Behandlungsräume
Beispielbetrieb Praxis
-
13:00–15:00
FixiertAbnahme Torführung
Beispielbetrieb Fertigung
Keine Termine an diesem Tag.
Do
3 / 8 Std. 5 Std. frei
-
08:00–11:00
FixiertHeizkreis Werkhalle
Beispielbetrieb Fertigung
Keine Termine an diesem Tag.
Fr
2 / 8 Std. 6 Std. frei
-
13:00–15:00
FixiertDokumentation Nordtrakt
Beispielbetrieb Metallbau
Keine Termine an diesem Tag.
Zwei mögliche Lösungen
Beide Vorschläge lösen die sichtbaren Kapazitäts- und Ressourcenkonflikte.
Wartung auf Donnerstag legen
Der Beispielbetrieb Hotel ist flexibel. Der Einsatz wandert auf Donnerstag, 13:00–17:00.
Dienstag 5 / 8 Std. · Donnerstag 7 / 8 Std.
Montage auf Freitag legen
Team 2 ist am Freitag frei. Die Montage wandert auf Freitag, 08:00–13:00.
Dienstag 4 / 8 Std. · Freitag 7 / 8 Std.
Verlauf
Erkennen, entscheiden, festhalten.
- Agent · Planung Dienstag ist mit 9 von 8 Stunden überbucht. Zwei konfliktfreie Vorschläge vorbereitet.
Veranschaulichung. Alle Bezeichnungen stehen für generische Beispielbetriebe. Einsätze und Zeiten sind erfunden. Die Woche wird auf kleinen Bildschirmen als Tagesagenda dargestellt.
Der Konflikt bleibt sichtbar
Eine Überbuchung wird nicht still aufgelöst. Der Agent benennt sie, zeigt zwei mögliche Folgen und wartet auf eine Entscheidung.
Kapazität ist mehr als ein freier Fleck
Zusagen, Dauer und verfügbare Personen gehören zusammen. Erst daraus entsteht ein belastbarer Vorschlag für den nächsten Termin.
Die Gegenprobe
Wo es
schiefgehen kann.
Planung wird leicht zu fein gebaut. Auf Viertelstunden geplante Wochen bleiben in Betrieben mit Kunden und Wetter häufig nicht lange aktuell. Ein Plan, der den Alltag regelmäßig verfehlt, verliert Akzeptanz. Grob und aktuell ist dann hilfreicher als fein und veraltet.
Ein guter erster Versuch nimmt diesen Fehlerfall ausdrücklich in die Prüfung auf. Schnelle Bearbeitung allein ist kein Erfolg, wenn Kontrolle und Korrektur mehr Aufwand verursachen.
Die Verbindung zum nächsten Vorgang
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Termine und Auslastung wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.