Die Stunden vom Freitag
Wochenzettel werden aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Die Summe stimmt meistens, die Verteilung auf die Aufträge selten. Damit ist jede Nachkalkulation eine Schätzung.
Praxis / Ihre Branche
Handwerksbetriebe
Die Arbeit entsteht vor Ort und in der Werkstatt, die Verwaltung häufig im Büro. Lücken entstehen dort, wo Erfassung, Synchronisation und Verantwortung nicht sauber geklärt sind.
Der konkrete Alltag
Die Begriffe
kommen von Ihnen.
Elektro, Sanitär und Heizung, Tischlerei, Maler, Dachdecker, Metallbau, Fliesenleger – Betriebe zwischen drei und fünfzig Beschäftigten, bei denen die Arbeit draußen passiert und die Verwaltung abends.
AuftragBaustelle
KundeAuftraggeber
PositionGewerk
TerminEinsatz
BelegLieferschein
Beispielhafte Zuordnung. Ihr Betrieb legt seine eigenen Begriffe fest.
Wo der Aufwand entsteht
Ein guter Anfang
hat einen Grund.
Die folgenden Situationen dienen dem Wiedererkennen. Welche davon Ihren Betrieb treffen, klären wir mit Ihren tatsächlichen Vorgängen.
Nachträge, die niemand mehr findet
Auf der Baustelle wird zugestimmt, per Telefon oder mit einem Nicken. Bei der Schlussrechnung fehlt der Nachweis, und die Diskussion beginnt.
Lieferscheine im Fahrzeug
Material kommt direkt zur Baustelle. Bleibt der Lieferschein im Auto, fehlt beim Rechnungseingang oft die Grundlage für einen verlässlichen Abgleich.
Der Chef als einziger Überblick
Wo welcher Auftrag steht, weiß eine Person. Ist sie unterwegs, auf der Baustelle oder krank, steht der Betrieb nicht still – aber die Auskunft schon.
Ein mögliches Lagebild
Zwei Baustellen brauchen heute eine Entscheidung.
3Nachträge ohne schriftliche ZustimmungEntwürfe liegen bereit
11 Tageohne Eintrag auf einer BaustelleMaterial ist geliefert
2Stundenzettel von gestern fehlenVorschlag vorbereitet
Veranschaulichung mit fiktiven Zahlen. Herkunft und Zuständigkeit gehören in die individuelle Umsetzung.
09 – Die Nacht davor
Während niemand in der Werkstatt war.
Kein Mensch war in der Werkstatt, und trotzdem ist bis sieben Uhr sortiert, was am Freitag liegen geblieben ist.
- 05:41 Agent · Eingang Vier Lieferscheine aus dem Baumarkt-Portal geholt, drei davon einer Baustelle zugeordnet.
- 05:58 Agent · Eingang Ein Lieferschein passt zu zwei laufenden Baustellen. Kein Eintrag, Klärungsliste.
- 06:14 Agent · Aufträge Eine Baustelle ohne Eintrag seit elf Tagen erkannt – Material ist geliefert, Termin fehlt.
- 06:22 Agent · Abrechnung Drei Nachträge gefunden, die auf der Baustelle mündlich zugesagt wurden. Bestätigungsentwürfe geschrieben, nicht versendet.
- 06:33 Agent · Zeiten Bei zwei Personen fehlen die Stunden von gestern. Vorschlag aus Terminlage und Materialabruf vorbereitet.
- 06:40 Agent · Prüfung Alle Prüfungen durchgelaufen. Vorquartal bleibt gesperrt – dort wird nichts mehr geändert.
- 08:12 Mensch · Sie Sie sperren auf und sehen einen Satz. Zwei Baustellen brauchen eine Entscheidung, der Rest ist erledigt.
Nichts davon musste jemand anstoßen. Und nichts davon ist eingetragen worden, ohne dass es nachvollziehbar wäre.
Interaktive Veranschaulichung. Vorgänge, Zeiten und Zahlen sind fiktiv.
Interaktives Beispiel · Ein Morgen zum Durchspielen
Was soll heute zuerst auf den Tisch?
Vier typische Lücken zwischen Baustelle, Fahrzeug und Büro. Wählen Sie eine aus – Ihr Agent zeigt die Reaktion, die feste Grenze und das Ergebnis für den Betrieb.
Vom Signal zur Entscheidung
- Vorbereitung des Agenten
- Wählen Sie links eine Ausgangslage.
- Feste Regel
- Die passende Regel erscheint nach der Auswahl.
- Sichtbares Ergebnis
- Das sichtbare Ergebnis erscheint nach der Auswahl.
Noch keine Ausgangslage gewählt.
Die Reihenfolge
Welche Arbeit
zuerst trägt.
Eine fachliche Orientierung für den ersten Ausschnitt, kein pauschaler Bauauftrag für die gesamte Branche.
Was sinnvoll warten kann
Offene Posten
Bei wenigen, wiederkehrenden Auftraggebern ist das Zahlungsverhalten selten der Engpass. Wer mahnt, bevor Auftrag und Nachträge belegt sind, mahnt auf einer Grundlage, die er selbst nicht halten kann.
Lagebild und Auswertung
Ein Lagebild über nicht erfasste Stunden ist eine ruhige Oberfläche über einer Schätzung. Es kommt zuletzt, weil es von allem anderen lebt.
Die Fehlerfälle gehören dazu
Die Erfassung wird für das Büro gebaut, nicht für die Baustelle
Was mit staubigen Händen, im Regen und bei einem Balken Empfang länger dauert als ein Zettel, wird nicht benutzt. Danach sind die Daten schlechter als vorher: Vorher war alles gleichmäßig geschätzt, jetzt liegen Lücken zwischen echten Einträgen und niemand weiß, welche welche sind.
Die Zeiterfassung wird als Kontrolle gelesen
Sobald im Betrieb der Eindruck entsteht, es werde gezählt, wer wie lange braucht, ändern sich die Einträge und nicht die Arbeit. Ab dann misst das System Verhalten. Wofür die Zahlen da sind, gehört vor den ersten Eintrag geklärt – gemeinsam mit den Leuten, die eintragen.
Der Nachtrag wird automatisiert
Ein System, das aus einer Baustellennotiz einen gegengezeichneten Nachtrag macht, erzeugt eine Forderung, der niemand zugestimmt hat. Der Entwurf entsteht von selbst. Das Versenden bleibt eine Entscheidung, auch wenn es dreißig Sekunden kostet.
Ihre erste Etappe
Dort anfangen,
wo Arbeit besser wird.
Für Handwerksbetriebe wählen wir mit Ihrem Team ein begrenztes erstes Ergebnis. Bestehende Fachsysteme bleiben, wo sie notwendige Anforderungen erfüllen. Zeitentlastung, tatsächlich entfallende Zahlungen und die Kosten der neuen Arbeitsweise werden verglichen.
Der Workshop verschafft Ihnen Prioritäten und einen Fahrplan. Sie können intern oder mit Unterstützung von Markus Kirchmair weiterarbeiten. Modell und Agent werden nach der Aufgabe gewählt. Daten und Regeln bleiben außerhalb eines einzelnen Chats erhalten.
Den Workshop kennenlernen →Wie die Bausteine zusammenspielenDatenhoheit und Berechtigungen
Für die nächste Änderung
Die Arbeit bleibt der Maßstab.
Die erste Ansicht soll die nächste relevante Entscheidung zeigen. Begründung und Quellen bleiben erreichbar. Überflüssige Funktionen lassen wir weg, tatsächlicher Fortschritt wird sichtbar.
Ändert sich eine Regel, können Agenten die Auswirkungen untersuchen, die Anpassung vorbereiten und Tests sowie Dokumentation nachziehen. Eine qualifizierte Person beurteilt Ergebnis und Übernahme.
Eine Änderung durchspielen →Ihr erster Schritt
Sagen Sie Ja
zu weniger.
Weniger unnötige Software. Mehr Raum für Ihre Arbeit. Finden wir den sinnvollen ersten Schritt.